Pewarta Nusantara – Mengirim Email tindak lanjut merupakan langkah yang penting dalam upaya menjalin komunikasi dan membangun hubungan Bisnis.
Jika kamu tidak mendapatkan tanggapan setelah mengirim email awal, jangan langsung menyerah. Ada beberapa langkah yang dapat kamu lakukan untuk mengirim email tindak lanjut yang efektif.
Salah satu cara yang efektif adalah dengan mengirimkan email tindak lanjut yang ramah dan profesional. Pastikan kamu menjelaskan dengan jelas maksud dan tujuanmu dalam menghubungi penerima, serta sertakan kembali informasi penting yang mungkin telah kamu sampaikan sebelumnya.
Selain itu, jangan lupa untuk menunjukkan kesediaanmu untuk membantu atau menjawab pertanyaan apabila penerima memerlukannya.
Namun, perlu diingat bahwa tidak selalu setiap email tindak lanjut akan mendapatkan respons. Terkadang, prospek atau penerima email memang tidak tertarik atau tidak memiliki waktu untuk merespons.
Dalam hal ini, penting bagi kamu untuk tahu kapan saatnya menghentikan upaya tindak lanjut dan mengakhiri prospek tersebut.
Dalam beberapa kasus, kamu mungkin perlu memberikan deadline atau mengajukan pertanyaan langsung apakah mereka masih tertarik atau membutuhkan informasi lebih lanjut.
Alasan Mengirim Email Tindak Lanjut Saat tidak Ada Tanggapan
Alasan Mengirim Email Tindak Lanjut Saat tidak Ada Tanggapan
Kenapa sih penting untuk mengirim email tindak lanjut ketika tidak ada tanggapan? Jawabannya sederhana. Tindak lanjut sangatlah penting karena dapat meningkatkan peluangmu untuk mendapatkan respons.
Pernahkah kamu mengalami situasi di mana semuanya berjalan lancar dalam transaksi, namun tiba-tiba kehilangan kontak selama seminggu atau dua minggu kemudian? Mungkin kamu bertanya-tanya apa yang salah dan apakah ada cara untuk memperbaikinya.
Saat ini, kamu mungkin sudah mengirimkan email tindak lanjut sebelumnya atau meninggalkan pesan suara di kotak masuk calon pelanggan. Meskipun situasinya mungkin terlihat suram, tetaplah melakukan tindak lanjut meskipun tidak ada tanggapan.
Penelitian telah menunjukkan bahwa hanya dengan menambahkan satu email tindak lanjut, tingkat respons rata-rata dapat meningkat sebesar 11 persen.
Meskipun angka 11 persen mungkin terlihat kecil, namun hal tersebut bisa membuat perbedaan antara mendapatkan tanggapan atau tidak.
Selain itu, email tindak lanjut juga cenderung memiliki tingkat balasan yang lebih tinggi. Email tindak lanjut pertama umumnya mengalami peningkatan 40% dalam tingkat respons dibandingkan dengan email pertama.
Misalnya, jika email pertamamu memiliki tingkat balasan rata-rata sebesar 5%, maka email tindak lanjut berikutnya bisa memiliki tingkat balasan rata-rata sebesar 7%.
Jadi, jangan lewatkan langkah tindak lanjut ini. Ada kemungkinan kesepakatan bisnis yang hilang jika kamu tidak melakukannya.
Jika tidak ada tanggapan, tunggulah maksimal 3 hari sebelum melakukan tindak lanjut. Menunggu lebih dari seminggu akan terlalu lama, namun mengirimkan email pada hari yang sama akan membuatmu terlihat putus asa.
Sebaiknya, kirimkan 2-3 email secara berurutan dan tetap jaga sikap profesional. Jangan pernah mengirim email perpisahan, tetapi pertahankan komunikasi tetap terbuka dan coba kembali lagi nanti.
Cara Mengirim Email Tindak Lanjut dan Hal Penting yang Perlu Diperhatikan
Cara Mengirim Email Tindak Lanjut dan Hal Penting yang Perlu Diperhatikan
Apabila prospek calon pelanggan tidak memberikan respons terhadap email pertamamu, mungkin kamu berpikir, “Jika mereka tidak merespons dari awal, berarti mereka tidak tertarik dengan produkku dan aku harus membiarkan mereka pergi.”
Namun, sebenarnya ada banyak faktor yang mempengaruhi keputusan calon pelanggan untuk tidak merespons emailmu. Mungkin saja bukan saat yang tepat bagi mereka.
Mereka mungkin pernah melihat email tersebut, tetapi lupa untuk menjawabnya. Emailmu juga bisa saja terkubur di dalam kotak masuk mereka.
Meskipun mereka tidak tertarik saat ini, tetap menjalin komunikasi dengan mereka dapat membuat mereka tertarik di masa mendatang.
Ada banyak alasan mengapa perlu melakukan tindak lanjut. Lalu, apa langkah selanjutnya yang harus kamu ambil? Berikut adalah beberapa prinsip yang perlu diikuti dalam mengirimkan email tindak lanjut jika tidak ada tanggapan.
Dengan mengikuti prinsip-prinsip ini, kamu akan memiliki peluang yang lebih baik untuk menyambut prospek potensial dengan tangan terbuka.
1. Jangan Terlalu Cepat Menindaklanjuti
Penting untuk diingat bahwa ketika kamu ingin melakukan tindak lanjut terhadap calon pelanggan, kamu harus memperhatikan timing yang tepat.
Terlalu cepat dalam menindaklanjuti dapat memberikan kesan yang salah kepada prospek. Kamu tidak ingin terlihat terlalu gigih tanpa memahami alasan mengapa prospek tidak merespons.
Jika kamu menunggu terlalu singkat, misalnya hanya satu atau dua hari setelah mengirim email pertama, maka prospek tidak memiliki cukup waktu untuk merespons.
Selain itu, dengan menindaklanjuti terlalu cepat, kamu juga memberikan kesan bahwa kamu tidak terlalu sibuk atau putus asa dalam mencari pelanggan.
Tentu saja, hal ini bisa membuat prospek kehilangan minat karena mereka tidak ingin bekerja dengan penjual yang terlalu putus asa.
Oleh karena itu, disarankan untuk menunggu setidaknya 3 hari sebelum melakukan tindak lanjut kedua. Dengan memberikan jeda waktu yang cukup, kamu dapat mempercepat ritme penjangkauanmu dan tetap menjaga kesan profesionalitas yang baik.
Baca juga: Marketing Email Platform Recommendation
2. Kroscek, Apakah Anda Memasukkan Harga pada Percobaan Pertama
Sebelum kamu mengirim email tindak lanjut, penting untuk mengajukan pertanyaan pada dirimu sendiri apakah kamu sudah menyertakan ajakan bertindak dalam upaya pertama kamu.
Seringkali, saat melakukan tindak lanjut awal untuk mendapatkan respons, para tenaga Penjualan menggunakan bahasa yang terlalu lembut. Mereka mengatakan, “Kami ingin mendengar dari Anda” atau “Kami ingin tahu lebih banyak tentang apa yang Anda lakukan”.
Namun, masalahnya adalah ini bukanlah pertanyaan yang memerlukan tindakan dari calon pelanggan. Penting untuk selalu menyertakan ajakan bertindak dalam setiap komunikasi dengan calon pelanggan, mulai dari penjangkauan awal hingga dokumen akhir.
Ajakan bertindak dapat berupa penutupan yang jelas, seperti memberikan penawaran khusus, menjadwalkan demo, atau mengajak untuk melakukan panggilan penemuan.
Daripada menggunakan pernyataan yang tidak jelas seperti “Saya benar-benar berpikir saya dapat membantu Anda, semoga Anda segera menyusul,” lebih baik berikan pertanyaan yang konkret dan memungkinkan calon pelanggan untuk merespons.
Misalnya, kamu dapat menanyakan, “Apakah Anda punya waktu untuk demo pada hari Jumat ini?” atau “Bisakah Anda memberikan semua umpan balik tentang proposal awal paling lambat pada hari Selasa depan?” Dengan memberikan permintaan yang jelas, kamu memberikan pelanggan potensial kesempatan untuk merespons dan melakukan tindakan yang ditawarkan.
Dengan memperhatikan hal ini, kamu dapat meningkatkan efektivitas email tindak lanjutmu dan memastikan bahwa setiap komunikasi dengan calon pelanggan memiliki tujuan yang jelas dan ajakan untuk bertindak.
3. Buat Judul dengan Jujur
Saat kamu mengirim email tindak lanjut, penting untuk menulis judul yang jujur dan tidak mengada-ada. Meskipun terkadang kamu mungkin tergoda untuk menggunakan judul yang menarik dan memancing rasa ingin tahu, tapi percayalah, itu bukanlah cara yang baik untuk dilakukan.
Menggunakan subjek seperti “Re: Rapat minggu lalu” atau “Menindaklanjuti panggilan telepon” saat kamu belum melakukan tugas tersebut dengan prospekmu adalah sebuah kebohongan dan selalu akan menjadi ide yang buruk.
Jangan menipu calon pelangganmu untuk membuka emailmu dan merespons dengan cara yang membingungkan. Pastikan judulmu tetap positif, jelas, dan singkat. Cobalah menggunakan judul seperti:
- “Check in inbox”: Judul ini memberitahu prospekmu bahwa kamu telah mengirimkan email sebelumnya dan kamu mengirimkan pesan lain jika mereka melewatkan yang pertama.
- “Daftar sumber daya untuk [nama bisnismu]”: Ini adalah pilihan judul yang baik yang akan membuat prospekmu penasaran dengan apa yang mereka temukan di dalamnya.
- “Tindak lanjut setelah demo minggu lalu”: Jika kamu sudah melakukan demo dengan prospekmu, judul ini adalah pilihan yang mudah dan langsung terkait dengan interaksi sebelumnya.
Dengan menulis judul yang jujur, kamu dapat membangun kepercayaan dan transparansi dengan prospekmu. Hal ini juga membantu meningkatkan kemungkinan bahwa mereka akan membuka emailmu dan merespons dengan tanggapan yang diharapkan.
Baca juga: Marketing Harus Tau Rumus Excel Dasar ?
4. Mulai Pesan dengan Pemberitahuan Tentang Email yang Melanjutkan Point pada Pesan Terakhir
Saat kamu mengirim email tindak lanjut, penting untuk memulai pesanmu dengan memberitahukan kepada prospektmu tentang titik kontak terakhir yang kamu miliki dengan mereka.
Tidak baik untuk mengirim email kedua tanpa mengungkapkan bahwa kamu telah menghubungi mereka sebelumnya.
Mungkin kamu dan prospektamu tidak berinteraksi dengan cukup frekuensi sehingga mereka tidak mengingatmu, atau mungkin mereka mengingatmu tetapi membutuhkan pengingat mengapa kamu menghubungi mereka lagi.
Pemberitahuan ini tidak perlu terlalu eksplisit atau terdengar menuduh. Hindarilah kalimat yang terlalu keras dan mempermasalahkan prospektamu dengan anggapan bahwa mereka sengaja mengabaikan emailmu.
Ada berbagai alasan mengapa mereka mungkin tidak merespons, seperti kesibukan saat membuka email pertamamu.
Cobalah menggunakan pemberitahuan yang sederhana, ramah, dan bermaksud memberikan nilai tambah. Pada awal pesanmu, langsung menuju intinya dengan mengingatkan prospektamu tentang ajakan bertindak yang telah kamu berikan pada pesan sebelumnya. Berikut beberapa contoh yang dapat kamu gunakan:
- “Saya harap kamu dalam keadaan baik. Sudahkah kamu memiliki kesempatan untuk melihat [artikel, sumber daya, tautan] yang saya kirimkan minggu lalu?”
- “Semoga minggumu menyenangkan. Apakah kamu telah meninjau kontrak yang kamu kirimkan pada [tanggal]?”
- “Saya berharap kamu menikmati sampel produk sejauh ini. Saya mengirimkan email kepada kamu minggu lalu untuk mendapatkan tanggapanmu mengenai sampel suhu yang telah saya kirimkan, dan saya meletakkannya di bagian atas kotak masuk saya.”
Dengan memulai pesanmu dengan pemberitahuan tentang titik kontak terakhir, kamu menunjukkan bahwa kamu memperhatikan interaksi sebelumnya dan menciptakan kesinambungan dalam komunikasi.
Hal ini dapat membantu meningkatkan peluangmu mendapatkan tanggapan dari prospektamu.
5. Buat Badan Email Sesingkat Mungkin (Langsung To The Point)
Dalam email tindak lanjut, penting untuk menjaga tubuh email agar singkat dan langsung to the point. Ingatlah bahwa calon pelanggan sudah menerima email pertama dari kamu.
Oleh karena itu, email kedua harus menjadi pelengkap dari email sebelumnya dan tidak memberikan terlalu banyak informasi yang akan membuatnya sulit bagi prospek untuk merespons dengan tepat.
Badan email tindak lanjut sebaiknya terdiri dari beberapa poin atau paragraf saja. Fokus pada hal-hal berikut:
- Berikan nilai tambahan kepada calon pelanggan. Sampaikan kepada mereka mengapa interaksi berkelanjutan dengan kamu dapat memberikan manfaat bagi mereka. Sertakan informasi atau saran yang relevan dengan kebutuhan atau masalah mereka.
- Perjelas tentang bagaimana calon pelanggan akan mendapatkan manfaat dari kerja sama atau pembelian produk atau layanan kamu. Jelaskan dengan jelas nilai-nilai unik yang kamu tawarkan dan bagaimana hal tersebut dapat memenuhi kebutuhan atau mengatasi masalah mereka.
- Buat ajakan bertindak yang tak dapat mereka tolak. Sampaikan secara tegas dan jelas apa langkah selanjutnya yang kamu harapkan dari mereka. Berikan petunjuk yang spesifik dan dorong mereka untuk merespons dengan tindakan konkret seperti menjadwalkan pertemuan, melakukan pembelian, atau meminta penawaran lebih lanjut.
Dengan membuat badan email tindak lanjut yang singkat dan fokus, kamu memastikan bahwa pesanmu disampaikan dengan jelas dan mudah dipahami oleh calon pelanggan.
Ini akan meningkatkan kemungkinan mereka untuk merespons dengan positif dan memberikan langkah-langkah selanjutnya dalam proses penjualan atau kerjasama.
6. Jangan Kirim Ulang Email Pertama
Salah satu hal penting yang perlu kamu perhatikan saat mengirim email tindak lanjut adalah untuk tidak mengirim ulang email pertama yang sudah dikirim sebelumnya.
Terkadang, ada keinginan untuk melakukan salinan dan penempelan atau meneruskan email asli ke calon pelanggan. Namun, hal ini sebenarnya dapat memberikan kesan bahwa kamu menyalahkan mereka karena tidak merespons.
Selain itu, secara praktis, tindakan ini dapat membuat emailmu terkena filter spam atau bahkan diblokir sepenuhnya.
Sebaliknya, perlakukan setiap email tindak lanjut sebagai lembaran kosong. Cobalah menggunakan judul baru, salam pembuka yang berbeda, atau ajakan bertindak yang baru.
Kamu tidak pernah tahu cara yang akan berhasil untuk mendorong calon pelangganmu merespons. Jadi, mengapa harus membatasi dirimu pada satu rangkaian email yang sudah memiliki sejumlah pesan usang?
Dengan memberikan variasi dan kesegaran dalam setiap email tindak lanjut, kamu dapat meningkatkan kemungkinan mendapatkan tanggapan yang diharapkan dari prospekmu.
7. Jangan Tergoda untuk Menjadi Pasif-Agresif dalam Pembukaan
Saat kamu telah mengirim satu atau dua email dan belum menerima balasan, mudah untuk merasa terluka secara pribadi. Sebagai seorang penjual, kamu perlu memiliki ketahanan yang lebih kuat daripada itu.
Menggunakan kalimat seperti “Aku sudah mencoba menghubungimu beberapa kali sekarang” atau “Saya tahu kamu sibuk. Saya juga sibuk” tidak akan membantu mencapai kesepakatan.
Dalam skenario terbaik, prospektamu mungkin merasa bersalah karena tidak merespons pesanmu. Namun, dalam kasus terburuk, kamu dapat menyakiti perasaan mereka dan menjauhkan mereka.
Jika kamu belum menerima balasan, kirim beberapa email lagi dan tetap pertahankan nada yang positif.
Jika kamu merasa ragu, berikan asumsi niat yang positif. Misalnya, ungkapkan keinginanmu untuk menempatkan email tersebut di bagian atas kotak masuk mereka.
Atau, gunakan frasa seperti “Saya hanya ingin memeriksanya” yang secara halus mengakui bahwa prospektamu sedang sibuk dan mungkin memerlukan sedikit dorongan untuk memulai interaksi.
Dengan menahan godaan untuk menjadi pasif-agresif dalam pembukaanmu, kamu menciptakan ruang yang lebih baik untuk komunikasi yang konstruktif dan menjaga hubungan dengan prospektamu tetap positif.
Ingatlah bahwa setiap orang memiliki keterbatasan waktu dan prioritas yang berbeda, jadi tetaplah sabar dan profesional dalam pendekatanmu.
8. Sertakan Ajakan Bertindak di Bagian Akhir Pesan
Penting untuk memberikan instruksi jelas kepada calon pelanggan tentang langkah selanjutnya yang diharapkan dari mereka. Jangan biarkan mereka meninggalkan email kamu tanpa mengetahui apa yang harus dilakukan.
Dengan memberikan petunjuk yang tegas, kamu meningkatkan peluang untuk mendapatkan respons dari mereka. Pertanyaannya adalah, apa yang ingin kamu mereka lakukan?
Misalnya, apakah kamu mengharapkan mereka menjawab pertanyaan tertentu? Apakah kamu ingin memberikan informasi lebih lanjut tentang perusahaan kamu? Atau mungkin kamu ingin meneruskan proses penjualan kepada orang yang tepat untuk menanganinya? Jelaskan dengan jelas ajakan bertindak yang kamu inginkan agar mereka dapat mengambil langkah yang diinginkan.
Namun, perlu diingat bahwa ajakan bertindak di email tindak lanjut tidak harus sama persis dengan konten email pertama.
Prospek kamu mungkin telah melihat email pertama dan mungkin merasa ajakan bertindak yang kamu berikan terlalu tergesa-gesa pada saat itu.
Oleh karena itu, sesuaikan pendekatanmu dengan baik agar meningkatkan peluang mendapatkan respons yang positif.
Jika kamu perlu mengirimkan email kedua setelah tidak mendapatkan tanggapan, metode ini dapat berfungsi dengan baik. Pada bagian berikutnya, kita akan membahasnya lebih lanjut untuk memberikan wawasan yang lebih mendalam.
